Terms and Conditions

1. Identificación del prestador y objeto

Regulación Empresarial S.A.S., identificada con NIT 901.821.919-4 (en adelante, “Regulación Empresarial S.A.S.”), es una compañía dedicada a la consultoría especializada en procesos de administración de Seguridad Social, con un manejo integral, de acuerdo con la legislación laboral colombiana, que presta servicios de asesoría pensional, laboral, de afiliación a la seguridad social y de creación y acompañamiento empresarial en Colombia.

El presente documento consta de dos partes: (i) los Términos y Condiciones Generales, aplicables a la totalidad de los servicios ofrecidos por Regulación Empresarial S.A.S.; y (ii) los Términos y Condiciones Particulares, específicos para cada producto del portafolio, contenidos en la Parte II de este documento. Ambas partes integran, en conjunto, el contrato de prestación de servicios entre Regulación Empresarial S.A.S. y el cliente.

En caso de conflicto entre una condición particular de un producto y una condición general, prevalecerá la condición particular únicamente en lo relativo al objeto, alcance y precio del servicio contratado; las cláusulas relativas a la política de no devolución de dinero, derecho de retracto, canje, tratamiento de datos personales y responsabilidad se rigen, en todo caso, por lo dispuesto en esta Parte I, salvo que la ficha particular disponga expresamente una regla distinta y compatible con la ley.

2. Aceptación de los términos y condiciones

La aceptación de estos Términos y Condiciones es un requisito previo e indispensable para la prestación de cualquier servicio de Regulación Empresarial S.A.S., cualquiera que sea el canal por el cual se ofrezca (chat, WhatsApp, Zoom, llamada o sitio web). En consecuencia:

● Cuando el servicio se ofrezca a través del chat o WhatsApp, Regulación Empresarial S.A.S. enviará al cliente un enlace hacia la página web oficial, en el cual se encontrarán publicados tanto los Términos y Condiciones Generales como los Términos y Condiciones Particulares del producto específico de que se trate, antes de compartir el enlace o los datos de pago.

● El cliente deberá manifestar su aceptación de forma expresa e inequívoca, bien sea mediante el clic en el botón “Acepto los Términos y Condiciones” dispuesto en la página web, o mediante una respuesta escrita expresa dentro del chat cuando la contratación se surta por ese canal (“Acepto los Términos y Condiciones, incluyendo la política de retracto y canje”), sin que sea suficiente un emoji, un “ok” o cualquier otra respuesta ambigua.

● De conformidad con la Ley 527 de 1999, el clic de aceptación o el mensaje escrito de aceptación tienen plena validez jurídica como manifestación de voluntad, y equivalen a la firma del cliente para todos los efectos de este contrato.

● La aceptación se documentará junto con el acta de pensión, laboral o de servicio correspondiente al producto contratado, la cual quedará firmada o confirmada por escrito por el cliente y archivada en el sistema de gestión de clientes de Regulación Empresarial S.A.S.

● No se dará inicio a ningún servicio, ni se confirmará agenda alguna, sin la aceptación previa y expresa de los Términos y Condiciones Generales y de los Términos y Condiciones Particulares del producto contratado.   

Nota interna: la constancia de aceptación (registro del clic en la página web, mensaje de chat o acta firmada) debe conservarse como parte del expediente del cliente, junto con la fecha y hora exactas en que se produjo, por ser la prueba de la relación de adhesión ante una eventual reclamación o actuación de la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. Naturaleza del servicio: obligación de medio, no de resultado

Todos los servicios prestados por Regulación Empresarial S.A.S., sin excepción —incluidos, entre otros, la asesoría pensional, la simulación de pensión, el cálculo actuarial, el traslado de régimen o de fondo, la corrección de historia laboral y la asesoría laboral y empresarial— constituyen obligaciones de medio y no de resultado, en los términos del artículo 7° de la Ley 1480 de 2011.

Lo anterior implica que Regulación Empresarial S.A.S. se compromete a prestar el servicio contratado con la diligencia, el cuidado y los estándares profesionales propios de la actividad, buscando siempre la excelencia, sin que ello constituya garantía alguna sobre:

● El reconocimiento, monto, fecha o sentido de una decisión de Colpensiones, una administradora de fondos de pensiones, una ARL, una EPS o cualquier autoridad judicial o administrativa.

● El valor final de una mesada pensional, el éxito de un traslado de régimen, la viabilidad de un cálculo actuarial o cualquier otra proyección o simulación entregada al cliente.

● Los tiempos de respuesta de terceros (fondos de pensión, Colpensiones, EPS, entidades bancarias) que estén fuera del control de Regulación Empresarial S.A.S.

Toda simulación, proyección o estimación entregada al cliente es de carácter referencial e informativo, se calcula con base en la información suministrada por el cliente y la normativa vigente a la fecha de la asesoría, y no constituye una promesa de resultado ni compromiso vinculante. Regulación Empresarial S.A.S. nunca promete una cifra de pensión determinada.

4. Información y documentación suministrada por el cliente

El servicio se presta con base en la información, datos y documentos que el cliente suministra a Regulación Empresarial S.A.S., quien es responsable exclusivo de que dicha información sea veraz, exacta, completa y esté actualizada.

Regulación Empresarial S.A.S. trabaja bajo la premisa de que la documentación remitida por el cliente es correcta, precisa y completa. En consecuencia, no se garantiza resultado, viabilidad ni exactitud de ningún concepto, cálculo, simulación o trámite cuando la inexactitud, omisión, desactualización o falsedad de la información o los documentos aportados por el cliente afecte el servicio, sin perjuicio de la verificación razonable que el asesor realice al momento de la atención conforme a los protocolos internos de Regulación Empresarial S.A.S.

Es responsabilidad del cliente aportar oportunamente los documentos requeridos para cada servicio, según lo indicado en la ficha particular correspondiente. El incumplimiento de este deber podrá dar lugar a la reprogramación del servicio, sin que ello genere responsabilidad alguna para Regulación Empresarial S.A.S.

5. Portafolio de servicios

Los servicios ofrecidos por Regulación Empresarial S.A.S. se agrupan en tres líneas: (i) servicios de afiliación a la seguridad social; (ii) servicios laborales y de empresa; y (iii) servicios de pensión. El objeto, alcance, modalidad, precio y documentos requeridos de cada producto se encuentran descritos de manera particular en la Parte II de este documento, la cual se publicará en la página web junto a cada producto específico.

El objeto de cada servicio se limita estrictamente a lo descrito en su ficha particular. Ninguna comunicación comercial, mensaje de asesor o material publicitario podrá interpretarse como una ampliación del alcance contratado, ni como una garantía de resultado distinta a la aquí establecida.

6. Precio, forma de pago y facturación

El precio de cada servicio es el vigente al momento de la contratación, según el tarifario publicado por Regulación Empresarial S.A.S. y la ficha particular del producto, y deberá cancelarse de forma anticipada, en su totalidad, a través de los medios de pago habilitados oficialmente por la compañía, antes de la confirmación de la agenda o el inicio de la prestación del servicio.

El cliente deberá conservar y remitir el soporte de pago correspondiente, el cual será requerido por Regulación Empresarial S.A.S. como condición previa a la confirmación de cualquier cita o agenda.

7. Política de no devolución de dinero, derecho de retracto y canje

7.1 Regla general: no devolución de dinero

Como regla general, los pagos realizados por los servicios prestados por Regulación Empresarial S.A.S. no son reembolsables. Esta regla obedece a la naturaleza de los servicios prestados por Regulación Empresarial S.A.S., que son obligaciones de medio ejecutadas con recursos, tiempo y trabajo profesional desde el momento en que se autoriza su inicio.

7.2 Excepción única y particular: derecho de retracto

La regla general de no devolución de dinero admite una única excepción, de aplicación particular y restrictiva: el derecho de retracto consagrado en el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011. Este derecho solo procede bajo el cumplimiento estricto y simultáneo de la totalidad de las siguientes condiciones:

● Debe ejercerse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato (esto es, a la confirmación del pago y la agenda del servicio).

● Debe comunicarse por escrito, a través del canal oficial de atención de Regulación Empresarial S.A.S., identificando al cliente y el servicio contratado.

● Su ejercicio no requiere justificación ni motivación alguna por parte del cliente, conforme a la ley; a Regulación Empresarial S.A.S. le corresponde únicamente verificar el cumplimiento de los requisitos formales de tiempo y de no inicio de ejecución aquí señalados, sin que pueda exigir al cliente que explique el motivo de su retracto.

● Solo procede si el servicio contratado no ha iniciado su ejecución con el acuerdo previo y expreso del cliente, conforme al parágrafo del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011.

Verificado el cumplimiento de la totalidad de las condiciones anteriores, Regulación Empresarial S.A.S. procederá a la devolución del dinero pagado dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la solicitud, en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, modificado por la Ley 2439 de 2024. Fuera de este supuesto legal específico, y en particular una vez iniciada la ejecución del servicio con la autorización del cliente, no procederá bajo ninguna otra circunstancia la devolución del dinero pagado.

Nota interna: al confirmar la agenda, el cliente debe manifestar expresamente su autorización para el inicio de la ejecución del servicio (por ejemplo: “confirmo que el asesor puede iniciar la gestión de inmediato”). Esa autorización, una vez otorgada y ejecutada la gestión, agota el supuesto del retracto conforme al parágrafo del artículo 47, sin que sea necesario evaluar caso a caso si “hubo o no justificación” — el retracto simplemente deja de estar disponible desde ese momento.

7.3 Canje por caso fortuito, fuerza mayor o circunstancia particular

Cuando, por causas de caso fortuito, fuerza mayor o circunstancias particulares ajenas a la voluntad de ambas partes, el cliente se vea imposibilitado para continuar con el servicio contratado —y no resulte aplicable el derecho de retracto conforme al numeral 7.2—, Regulación Empresarial S.A.S. no realizará devolución de dinero, pero ofrecerá al cliente la posibilidad de canjear el valor pagado por cualquier otro servicio de su portafolio.

● El cliente deberá informar la circunstancia y aportar el soporte razonable que la acredite.

● El canje se realizará por servicios de valor igual, equivalente o superior; en este último caso, el cliente asumirá el pago del excedente correspondiente.

● El saldo resultante del canje tendrá una vigencia de doce (12) meses contados desde su reconocimiento por parte de Regulación Empresarial S.A.S.

● El saldo de canje no es reembolsable en dinero ni transferible a terceros.

● Esta figura no aplica cuando la imposibilidad de prestar el servicio sea atribuible a Regulación Empresarial S.A.S., evento en el cual se aplicarán las garantías legales que correspondan conforme al artículo 11 de la Ley 1480 de 2011.

El canje regulado en este numeral es independiente del derecho de retracto y no lo sustituye. Cuando el retracto resulte procedente conforme al numeral 7.2, este prevalecerá sobre la figura del canje.

7.4 Exclusión de devolución por insatisfacción con el resultado

Dado que los servicios de Regulación Empresarial S.A.S. constituyen obligaciones de medio y no de resultado (numeral 3), la inconformidad del cliente con el resultado obtenido ante una entidad de la seguridad social o una autoridad judicial o administrativa, habiéndose prestado el servicio con la diligencia profesional debida, no constituye causal de devolución de dinero, retracto ni canje.

8. Confidencialidad y secreto profesional

Regulación Empresarial S.A.S. y sus colaboradores tratarán con estricta confidencialidad la información suministrada por el cliente, conforme a los principios del secreto profesional aplicables al ejercicio de la abogacía y la consultoría en seguridad social, y no la divulgarán a terceros salvo autorización expresa del cliente, mandato legal o requerimiento de autoridad competente.

9. Tratamiento de datos personales

La prestación de los servicios de Regulación Empresarial S.A.S. implica el tratamiento de datos personales del cliente, incluyendo datos correspondientes a su historia laboral, ingresos y, en algunos casos, datos relacionados con su estado de salud (por ejemplo, en trámites de invalidez o sustitución pensional). Dicho tratamiento se realizará conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, previa autorización expresa, previa e informada del titular, la cual se   

solicitará de forma separada e independiente a la aceptación de estos Términos y Condiciones, mediante la Política de Tratamiento de Datos Personales de Regulación Empresarial S.A.S.

El cliente podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de conocimiento, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como revocar la autorización otorgada, conforme al procedimiento señalado en dicha política.

10. Propiedad intelectual

Los conceptos jurídicos, simulaciones, cálculos, documentos y demás entregables elaborados por Regulación Empresarial S.A.S. son para uso exclusivo del cliente que los contrató. Queda prohibida su reproducción, reventa, distribución o divulgación a terceros sin autorización previa y escrita de Regulación Empresarial S.A.S.

11. Blindaje jurídico: alcance y límites de la responsabilidad de Regulación Empresarial S.A.S.

Este numeral desarrolla, de forma específica y exhaustiva, en qué casos Regulación Empresarial S.A.S. responde frente al cliente y en qué casos no, con el fin de que ambas partes conozcan con precisión el alcance real de la relación contractual desde su inicio.

11.1 Casos en que Regulación Empresarial S.A.S. sí responde

Regulación Empresarial S.A.S. responde exclusivamente por el incumplimiento de su propia obligación de medio, esto es, por fallas imputables directamente a su actuación profesional en la ejecución del servicio contratado, tales como:

● Error material propio en la elaboración de un concepto, cálculo, simulación, contrato o documento, atribuible directamente al asesor y no a la información suministrada por el cliente.

● Incumplimiento de los plazos internos ofrecidos expresamente por Regulación Empresarial S.A.S. para la prestación del servicio, cuando dicho incumplimiento sea imputable a la compañía y no a causas externas.

● Pérdida, alteración o divulgación no autorizada de la información confidencial o de los datos personales del cliente, cuando sea consecuencia de negligencia propia de Regulación Empresarial S.A.S. y no de un hecho de un tercero o de una causa ajena a su control.

● Entrega de un producto, concepto o gestión distinto al efectivamente contratado por el cliente, o la omisión de una gestión expresamente incluida en la ficha particular del producto.

En estos casos, Regulación Empresarial S.A.S. responderá conforme a las reglas de limitación cuantitativa señaladas en el numeral 11.3.

11.2 Casos en que Regulación Empresarial S.A.S. no responde

Regulación Empresarial S.A.S. queda exonerada de responsabilidad cuando el resultado, perjuicio o inconformidad alegada por el cliente tenga origen en cualquiera de las siguientes causas, ajenas a su actuación profesional:

● Fuerza mayor o caso fortuito, en los términos del artículo 64 del Código Civil.

● Hecho o decisión de un tercero ajeno a Regulación Empresarial S.A.S., incluidas las decisiones de Colpensiones, las administradoras de fondos de pensiones, las ARL, las EPS, las entidades bancarias o cualquier autoridad judicial o administrativa, así como los tiempos, requisitos y criterios internos de dichas entidades, que escapan por completo al control de Regulación Empresarial S.A.S.

● Información, datos o documentos inexactos, incompletos, desactualizados o falsos suministrados por el cliente, así como la omisión del cliente en entregar oportunamente la documentación requerida para el servicio.

● Incumplimiento por parte del cliente de las instrucciones, recomendaciones o estrategia indicadas por el asesor durante la prestación del servicio, o la adopción de decisiones por parte del cliente que se aparten de lo recomendado en el concepto o la asesoría entregada.

● Uso indebido, alteración, reproducción o divulgación por parte del cliente o de un tercero del concepto, cálculo, simulación o documento entregado por Regulación Empresarial S.A.S., o su utilización para un fin distinto al que motivó su elaboración.

● Cambios normativos, jurisprudenciales o de criterio administrativo posteriores a la entrega del servicio, así como la desactualización de un concepto o simulación por el simple transcurso del tiempo.

● Fallas, indisponibilidad, error o demora de las plataformas tecnológicas de terceros (Colpensiones, fondos de pensión, EPS, entidades bancarias, pasarelas de pago u otras), no operadas ni controladas por Regulación Empresarial S.A.S.

● Suplantación, fraude o cualquier conducta dolosa cometida por el cliente o por un tercero, incluida la suplantación de identidad del cliente ante Regulación Empresarial S.A.S. o ante terceros.

● La insatisfacción del cliente con el sentido o resultado de una decisión de una entidad de la seguridad social o de una autoridad judicial o administrativa, cuando el servicio se haya prestado con la diligencia profesional debida, conforme al numeral 3 (obligación de medio, no de resultado).

En los eventos anteriores, corresponderá siempre al cliente demostrar la existencia del perjuicio alegado y, especialmente, el nexo causal directo entre dicho perjuicio y una falla específica e imputable a la actuación de Regulación Empresarial S.A.S., sin que baste para ello la sola inconformidad con un resultado o la sola existencia de un daño.

11.3 Límite cuantitativo de la responsabilidad

En los casos en que llegare a establecerse la responsabilidad de Regulación Empresarial S.A.S. conforme al numeral 11.1, dicha responsabilidad se limitará, en todo caso, al valor efectivamente pagado por el cliente por el servicio específico objeto de la reclamación, y no se extenderá bajo ninguna circunstancia a perjuicios indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad, ni a la pérdida o disminución del valor de una eventual pensión, mesada o prestación reconocida o no reconocida por un tercero.

Esta limitación cuantitativa no aplica, y Regulación Empresarial S.A.S. responderá integralmente conforme a las reglas generales del derecho civil, en los eventos de dolo o culpa grave debidamente probada a cargo de Regulación Empresarial S.A.S., de conformidad con las normas imperativas que impiden pactar la exoneración de responsabilidad por estas causas.

11.4 Indemnidad frente a información suministrada por el cliente

El cliente mantendrá indemne a Regulación Empresarial S.A.S. frente a cualquier reclamación, sanción o perjuicio que un tercero (incluidas las autoridades administrativas o judiciales) llegare a imputarle como consecuencia directa de información, datos o documentos falsos, inexactos o incompletos suministrados por el cliente para la prestación del servicio.

12. Vigencia normativa

Los conceptos, cálculos y simulaciones entregados por Regulación Empresarial S.A.S. se elaboran con base en la normativa vigente a la fecha de la prestación del servicio (incluyendo, entre otras, la Ley 100 de 1993, la Ley 797 de 2003, la reforma pensional vigente y las sentencias de la Corte Constitucional aplicables, entre ellas las Sentencias C-054 y C-197). Regulación Empresarial S.A.S. no asume la obligación de actualizar gratuitamente dichos conceptos ante cambios normativos posteriores a la entrega del servicio.

13. Peticiones, quejas y reclamos

El cliente podrá presentar sus peticiones, quejas o reclamos a través de los canales oficiales de atención de Regulación Empresarial S.A.S. Toda solicitud será atendida y resuelta conforme a los términos legales aplicables. El cliente podrá igualmente acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de protección al consumidor, sin perjuicio de las demás vías legales a su disposición.

Toda reclamación relacionada con errores materiales atribuibles a Regulación Empresarial S.A.S. en la ejecución del servicio deberá presentarse dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la entrega del producto o servicio correspondiente.

14. Publicación en la página web y modificaciones

Los presentes Términos y Condiciones Generales, junto con los Términos y Condiciones Particulares de cada producto, estarán publicados de manera permanente en la página web oficial de Regulación Empresarial S.A.S., y serán accesibles mediante el enlace que se comparta al cliente mediante el chat o cualquier otro canal de atención, previo a cualquier pago.

Regulación Empresarial S.A.S. podrá modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento. Las modificaciones se aplicarán a los contratos celebrados con posterioridad a su publicación en la página web y no afectarán los servicios ya contratados bajo la versión vigente al momento de la aceptación por parte del cliente.

15. Ley aplicable y jurisdicción

El presente documento se rige por las leyes de la República de Colombia, en especial por la Ley 1480 de 2011, modificada por la Ley 2439 de 2024, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1581 de 2012. Cualquier controversia derivada de este contrato se someterá a las autoridades judiciales y administrativas competentes en Colombia.

16. Aceptación expresa

La aceptación de estos Términos y Condiciones por parte del cliente, en la forma prevista en el numeral 2, constituye su consentimiento pleno, libre e informado respecto de la totalidad de las cláusulas aquí contenidas, tanto de la Parte I como de la ficha particular del producto contratado, en especial la política de no devolución de dinero, el derecho de retracto y la figura del canje reguladas en el numeral 7.