Política de tratamientos personales

REGULACIÓN EMPRESARIAL S.A.S. (NIT 901.821.919-4), en desarrollo de su objeto social de asesoría y consultoría especializada en seguridad social, pensiones, derecho laboral y derecho empresarial, y dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015, Libro 2, Título 2, Capítulo 25), se compromete a establecer las políticas, procedimientos y documentación necesaria en materia de seguridad de la información, y para ello adopta la presente política para el tratamiento de los datos personales de sus clientes, usuarios y demás titulares de información:

"Garantizar los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad."

Esta política será informada a todos los titulares de los datos recolectados, o que en el futuro se obtengan, en razón del registro que efectúen las personas naturales en su calidad de clientes, usuarios o terceros que hagan uso de cualquiera de los productos, servicios, canales digitales o información generada por REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS.

1. OBJETO

La presente política tiene por objeto reglamentar los principios, procedimientos y condiciones bajo los cuales REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS realiza el tratamiento de los datos personales de sus clientes, usuarios y demás titulares de información, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes, garantizando el ejercicio efectivo del derecho fundamental de Habeas Data.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados, o que llegaren a registrarse, en cualquier base de datos administrada por REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS cuyo titular sea una persona natural, incluyendo aquellos recolectados a través de medios físicos, telefónicos, formularios, el sitio web y demás canales digitales o tecnológicos dispuestos por la Compañía.

3. MARCO LEGAL APLICABLE

Esta política tiene en cuenta para su formulación, entre otras, las siguientes disposiciones:

• Artículo 15 de la Constitución Política. Consagra el derecho fundamental a la intimidad personal y familiar, y el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en bancos de datos (Habeas Data).

• Ley 1581 de 2012. Régimen general de protección de datos personales. Establece los principios, derechos de los titulares y obligaciones de los responsables y encargados del tratamiento.

• Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015, Libro 2, Título 2, Capítulo 25). Reglamenta la autorización del titular, el contenido de las políticas de tratamiento, el ejercicio de los derechos de los titulares y las transferencias de datos personales.  

• Decreto 886 de 2014. Reglamenta el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V. Imparte instrucciones sobre las políticas de tratamiento de la información, los avisos de privacidad y el procedimiento para la atención de consultas y reclamos.

• Sentencia C-748 de 2011. Declaró la exequibilidad de la Ley 1581 de 2012 y desarrolló el alcance del derecho fundamental al Habeas Data.

• Ley 1266 de 2008. Régimen general de Habeas Data aplicable a los datos de carácter financiero, crediticio, comercial y de servicios.

• Ley 1273 de 2009. Crea el bien jurídico de la protección de la información y de los datos, y tipifica los delitos informáticos.

• Ley 1341 de 2009. Define principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

• Ley 527 de 1999. Regula el comercio electrónico, los mensajes de datos y las firmas digitales, aplicable al uso de canales y medios tecnológicos.

• Ley 1755 de 2015. Regula el derecho fundamental de petición, aplicable al trámite de consultas y reclamos ante la Compañía.

4. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular, para informarle acerca de la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

CAUSAHABIENTE: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PÚBLICO: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, tal como el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio o a su calidad de comerciante o servidor público.

DATO SEMIPRIVADO: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a un sector o grupo de personas, como el dato financiero y crediticio.

DATO SENSIBLE: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como el que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.  

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD): Directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento, ubicado en Colombia, envía los datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

5. PRINCIPIOS

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales que realice REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS se regirá por los siguientes principios:

Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: Debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la Constitución y de la ley. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS, en su condición de persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos, es responsable del tratamiento conforme a los siguientes datos de identificación y contacto:

• Razón social: Regulación Empresarial S.A.S.

• NIT: 901.821.919-4

• Oficina principal: Calle 9 No. 21-33, Yopal – Casanare

• Teléfono / celular: 313 437 3483 – 321 352 5147

• Correo electrónico: regulacionempresarial@gmail.com.

7. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. La información que recolecta REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y control de sus clientes, proveedores y usuarios, y para la prestación de los servicios de asesoría y consultoría contratados.

7.1 Finalidades generales del tratamiento

• Recolección, actualización, reproducción, compilación, sistematización y organización, de forma parcial o total.

• Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones contractuales adquiridas.

• Proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente o con la participación de terceros.

• Promocionar y dar a conocer las actividades, productos y servicios de la Compañía.

• Efectuar reportes ante las autoridades administrativas, policivas o judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros, cuando a ello haya lugar.

• Fines administrativos internos, tales como investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.

• Almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento y, cuando corresponda, supresión de la información.

• Transmisión y/o transferencia a terceros, nacionales o internacionales, de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos.

• Registros contables y correspondencia.

• Identificación de fraudes y prevención del lavado de activos y de otras actividades delictivas.

7.2 Información de clientes

• Fines comerciales, publicidad y mercadeo de los servicios de la Compañía.

• Contabilización y facturación de los servicios prestados.  

• Cumplimiento de las obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías o abogados, cuando resulte necesario para la ejecución del contrato.

• Cumplimiento de decisiones judiciales y de disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.

• Transmisión de información y datos personales en el marco de procesos de auditoría.

• Realización de encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos.  

7.3 Información de proveedores y acreedores

• Fines comerciales y contabilización de las relaciones con proveedores.

• Cumplimiento de obligaciones contractuales, legales, fiscales y regulatorias.

• Adelantar los procesos en los que se encuentren vinculados los proveedores.

• Cualquier otro uso que el proveedor autorice expresamente y por escrito.

REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran sus clientes y demás titulares, por lo cual está comprometida con su protección y manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y, en particular, a lo previsto en esta política.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular es la persona natural cuyos datos personales son recolectados, almacenados o utilizados por el responsable del tratamiento. En tal condición, el Titular tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error. En todo caso, el Titular se obliga a suministrar información veraz.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo que se trate de datos para los cuales no se requiere autorización.

• Ser informado, previa solicitud dirigida al responsable del tratamiento, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte del responsable.

9. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y RECLAMOS

9.1 Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS. La consulta deberá formularse por escrito, mediante comunicación dirigida a REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS a la dirección Calle 9 No. 21-33, Yopal – Casanare, o al correo electrónico regulacionempresarial@gmail.com.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2 Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta política o en la ley, podrán presentar un reclamo dirigido a REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS, en la dirección Calle 9 No. 21-33, Yopal – Casanare, o al correo electrónico regulacionempresarial@gmail.com, el cual deberá contener: nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3 Requisito de procedibilidad

El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS.

10. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

En cumplimiento del Decreto 886 de 2014 y de las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS adelanta el registro y la actualización de sus bases de datos de clientes, proveedores y empleados ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), herramienta pública que permite a los Titulares verificar la existencia de las bases de datos administradas por la Compañía y las finalidades autorizadas para su tratamiento.

11. TRATAMIENTO DE DATOS A TRAVÉS DE CANALES DIGITALES Y TECNOLÓGICOS

En desarrollo de la Ley 1341 de 2009 y la Ley 527 de 1999, REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS podrá recolectar y tratar datos personales a través de su sitio web, redes sociales, formularios electrónicos, correo electrónico y aplicaciones de mensajería institucional (tales como WhatsApp Business), los cuales se sujetan a los mismos principios, finalidades y medidas de seguridad previstos en esta política. 

• Cookies y tecnologías similares: el sitio web de la Compañía podrá utilizar cookies propias o de terceros con fines estadísticos, de funcionamiento y de analítica de navegación. El Titular puede configurar su navegador para restringir, bloquear o eliminar estas cookies.

• Formularios electrónicos y canales de contacto: los datos suministrados a través de formularios web, correo electrónico o líneas de atención se tratarán para las finalidades informadas al momento de su recolección y conforme a la autorización otorgada por el Titular.

• Redes sociales y mensajería institucional: el manejo de los canales digitales corporativos estará a cargo del personal autorizado, quien deberá observar las disposiciones de esta política en cuanto al tratamiento de datos personales de los Titulares.

• Seguridad de la información: la Compañía implementa medidas técnicas razonables (control de acceso, copias de seguridad, actualización de herramientas de seguridad informática) para proteger los datos personales tratados a través de sus canales digitales, conforme a la Ley 1273 de 2009.

12. DATOS RECOLECTADOS CON ANTERIORIDAD A LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1074 DE 2015

Para los datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015), REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS ha puesto en conocimiento de los Titulares esta política de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, mediante su publicación en los canales dispuestos para tal fin.

Si en el término de treinta (30) días calendario siguientes a la publicación del aviso de privacidad, el Titular no ha contactado al responsable para solicitar la corrección, supresión o autorización de sus datos personales, REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS continuará realizando el tratamiento contenido en sus bases de datos para las finalidades indicadas en el aviso de privacidad.

13. ACEPTACIÓN

Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos de esta política, al momento de proporcionar sus datos a REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS o de hacer uso de sus productos, servicios o canales digitales.

14. VIGENCIA

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales para Clientes y Terceros es efectiva a partir de su publicación, en el mes de octubre de 2026, fecha desde la cual sustituye en su integridad la versión anterior, vigente desde mayo de 2024.

15. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS se reserva el derecho de efectuar, en cualquier momento, modificaciones o actualizaciones a esta política, para la atención de novedades legislativas o jurisprudenciales, cambios en sus políticas internas, o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.

Estas modificaciones estarán disponibles en la cartelera de las instalaciones de la Empresa, en el sitio web y/o en los demás canales digitales designados para tal fin.