Politica de tratamientos personales

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS, se compromete a “Establecer las políticas, procedimientos y documentación necesaria en materia de seguridad de la información”, establece la presente política para el tratamiento de datos personales:

“Garantizar los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad”

La cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se

obtengan, debido al registro que efectúen las personas naturales en su rol de ciudadanos que hacen uso de cualquiera de los productos, servicios e información generada por REGULACIÓN

EMPRESARIAL SAS.

2. Marco legal aplicable:

Esta política tiene en cuenta para su formulación los siguientes lineamientos legales:

 Constitución Política, artículo 15. A partir del cual se desarrolla el derecho de habeas data

en Colombia.

 Ley 594 de 2000, "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan

otras disposiciones."

 Ley 962 de 2005, "Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y

procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los

particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos."

 Ley 1273 de 2009, "Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo

bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y

se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las

comunicaciones, entre otras disposiciones."

 Ley 1341 de 2009, por la cual se definen Principios y conceptos sobre la sociedad de la

información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -

TIC-, se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones"

 Ley 1437 de 2011, "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de

lo Contencioso Administrativo."

 Ley 1474 de 2011, "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de

prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la

gestión pública."

 Ley 1581 de 2012, "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos

personales."

 Ley 1712 de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de

Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones".

 Ley 1755 de 2015, "Por la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye

un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo."

Decreto 2693 de 2012, "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia

de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes

1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones."

 Decreto 1377 de 2013, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

 Guía para la elaboración de la política editorial, actualización y plan de administración del

sitio web — Programa Gobierno en Línea del Ministerio de las Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones — 2011."

3. Ámbito de aplicación:

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS cuyo titular sea una persona natural.

4. Definiciones:

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo

el tratamiento de datos personales.

 Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida

al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca

de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la

forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los

datos personales.

 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta

(heredero).

 Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias

personas naturales determinadas o determinables.

 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados

datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión

u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos

públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,

gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén

sometidas a reserva.

 Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular

cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial

o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a

sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de

cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de

oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí

misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del

responsable del Tratamiento.

 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí

misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los

datos.

 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales

como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado

del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos

personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro

fuera del país.

 Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos

dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la

realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

5. Objeto:

El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán

aplicables en el manejo de la información de datos personales por parte de REGULACIÓN

EMPRESARIAL SAS, según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto

1377 de 2013.

6. Responsables del tratamiento:

REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS en su condición de persona Jurídica que decide sobre el

tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.

a. Razón social: REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS

b. Oficina Principal: Calle 9 No 21 - 33

c. Celular: 313 437 3483 – 321 352 5147

d. Email: regulacionempresarial@gmail.com asistente@regulacionempresarial.co

7. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo:

El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

La información que recolecta REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS en la prestación de sus

servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para

identificar, mantener un registro y control de los proveedores, clientes y empleados de la compañía.

Tratamientos y finalidades Generales de la información:

 Recolección, actualización, reproducción, compilación, sistematización y organización,

todos ellos de forma parcial o total.

 Procesar.

 Confirmar.

 Cumplir.

 Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de

terceros.

Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios - Realizar

transacciones.

 Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia

nacionales, policivas o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de

seguros.

 Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados,

auditorías, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.

 Recolección.

 Almacenamiento.

 Grabación.

 Uso.

 Circulación.

 Procesamiento.

 Supresión.

 Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la

ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos.

 Registros contables.

 Correspondencia.

 Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.

Información de los proveedores y acreedores:

 Para fines comerciales.

 Contabilización.

 Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y

regulatorias.

 Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser

transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, abogados, etc.

 Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.

 Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.

 Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

 Realizar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos.

Información de los clientes:

 Para fines comerciales.

 Publicidad y mercadeo.

 Contabilización.

 Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser

transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, abogados, etc.

 Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y

regulatorias.

 Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

 Facturación.

Información de los empleados, trabajadores retirados, pensionados y candidatos a ocupar

vacantes:

 Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías,

cajas de compensación familiar, etc.)

 En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende

autorización expresa para darle Tratamiento a la información.

 En el caso de requerimientos judiciales y legales.

 Contabilización y pago de nómina.

 Reclutar y seleccionar personal que ocupará las vacantes.

 Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas

del contrato laboral.

 Realizar transacciones.

 Pago de beneficios extralegales.

 Auditorías.

 Análisis estadísticos.

 Capacitación y formación

 Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios

a nuestros trabajadores activos, entre otros.

REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y

confidencialidad de los datos personales que suministran las personas por lo cual está

comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en este aviso.

8. Derechos del Titular:

El Titular es una persona jurídica cuyos datos personales son recolectados, almacenados o

utilizados por el responsable del tratamiento. El Titular tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable, cuando los datos

sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, e induzcan a error. En todo caso el

Titular se obliga a suministrar información veraz.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo

expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento.

c) Ser informado previa solicitud dirigida al responsable del tratamiento respecto del uso que

se le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo

dispuesto en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y las demás normas que la

modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se

respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el

Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por

parte del responsable.

9. Procedimiento para consultas, actualización de datos y reclamos:

Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS.

La consulta deberá ser formulará por medio escrito bien sea mediante comunicación dirigida a

REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS, en la dirección Calle 9 No. 21 - 33 Yopal – Casanare, o

al correo electrónico regulacionempresarial@gmail.com

La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,

se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS debe ser objeto de corrección, actualización

o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes

contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida REGULACIÓN EMPRESARIAL, en la

dirección Calle 9 No. 21 – 33 Yopal – Casanare, o al correo electrónico

regulacionempresarial@gmail.com, la cual deberá informar: nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la

Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS.

10. Datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013:

Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, REGULACIÓN

EMPRESARIAL SAS ha puesto en conocimiento de los Titulares las políticas de tratamiento de la

información y el modo de ejercer sus derechos mediante su publicación.

Si en el término de treinta (30) días después de la publicación del aviso de privacidad en la página web, el Titular no ha contactado al responsable para solicitar la corrección, supresión, a

autorización de sus datos personales, REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS, continuará

realizando el tratamiento contenido en sus bases de datos para las finalidades indicadas en el aviso de privacidad.

11. Aceptación:

Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los

términos de este Aviso de Privacidad, al momento de proporcionar sus datos.

12. Vigencia:

Esta Política General de Privacidad es efectiva desde la fecha de su publicación en el mes de mayo de 2024.

13. Modificaciones a las políticas de privacidad:

REGULACIÓN EMPRESARIAL SAS se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento

modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades

legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus

servicios o productos.

Estas modificaciones estarán disponibles en la cartelera de las instalaciones de la empresa

y/o los canales designados para tal fin.